Pareigų aprašymas Spausdinti

V SKYRIUS

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

1.1 turėti  ne mažesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą;

1.2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;

1.3. turėti darbo patirties turto priežiūros srityje;

1.4. išmanyti dokumentų valdymą, asmenų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose ir įstaigose, archyvų darbą, terminologiją;

1.5. žinoti ir gebėti pagal kompetenciją savo darbe taikyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, dokumentų archyvavimą, turto ir turto, esančio nebalansinėse sąskaitose, priežiūrą;

1.6. sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, žinoti raštvedybos taisykles;

1.7. mokėti dirbti kompiuteriu šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Outlook, Internet Explorer;

1.8. sugebėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą.

 FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

2.1. tvarko siunčiamą korespondenciją:

2.1.1. priima parengtus išsiųsti dokumentus ir kitą korespondenciją, patikrina, ar pateikti siunčiami dokumentai atitinka dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus;

2.1.2. išrūšiuoja skirtus išsiųsti dokumentus ir kitą korespondenciją, perduotą departamento valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, (toliau – darbuotojai);

2.1.3. užregistruoja siunčiamus dokumentus departamento dokumentų valdymo informacinėje sistemoje;

2.1.4. atrenka ir išsiunčia dokumentus pagal nurodytą siuntimo būdą (e. pristatymas, el. paštas, kurjeris, paštas ar kt.);

2.1.5. perduoda (nukreipia, paskirsto) išsiųstus dokumentus, kurių originalai ar antrieji egzemplioriai lieka departamente, departamento darbuotojams, skyriams;

2.2. atlieka išsiųstų ir užregistruotų dokumentų paiešką departamento dokumentų valdymo informacinėje sistemoje, teikia informaciją, susijusią su dokumentų išsiuntimu;

2.3. teikia statistines ataskaitas, susijusias su siunčiamų ir gaunamų dokumentų registravimu;

2.4. esant poreikiui priima, peržiūri gautą korespondenciją, siekiant atlikti pirminį jos tvarkymą, užregistruoja, atiduoda pagal paskirtį arba su departamento vadovo rezoliucija įteikia ją vykdytojams;

2.5. tvirtina departamento siunčiamų dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus;

2.6. rengia departamento dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymą ir teikia juos derinti Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijai, siekiant įgyvendinti dokumentų tvarkymą reglamentuojančių teisės aktų nustatytus reikalavimus;

2.7. tvarko užbaigtas departamento dokumentų bylas ir perduoda archyvui;

2.8. tvarko departamento darbuotojų ir skyrių sudarytų ilgai ir trumpai saugomų bylų apskaitą;

2.9. prižiūri skyriuose saugomų dokumentų bylas, kad departamento skyriuose būtų taisyklingai formuojamos ir tvarkomos dokumentų bylos;

2.10. vykdo savalaikį departamento dokumentų perdavimą į archyvą, siekiant užtikrinti archyvinių dokumentų tvarkymą, saugojimą ir naudojimą, pagal teisės aktų nustatytus reikalavimus;

2.11. archyve saugomų dokumentų pagrindu rengia archyvo pažymas, dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus;

2.12. rengia atrinktų naikinti dokumentų aktus, derina juos su Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija, siekiant įgyvendinti dokumentų tvarkymą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus;

2.13. tvarko trumpalaikio turto ir turto, esančio nebalansinėse sąskaitose, paskirstymą: priima departamento įgytą trumpalaikį turtą ir turtą, esantį nebalansinėse sąskaitose, jį paskirsto ir atsako už jo išdavimą, tvarkymą;

2.14.teikia Išteklių valdymo skyriui materialinių vertybių ir atsargų nurašymo aktus, susijusius su trumpalaikiu turtu;

2.15. aprūpina departamento darbuotojus materialiniais ištekliais: raštinės reikmenimis ir kitu trumpalaikiu turtu, reikiamu kasdieniam darbui, išskyrus turtą, susijusį su informacinėmis technologijomis;

2.16. esant poreikiui vykdo departamento patalpose reikiamą švaros ir tvarkos palaikymą;

2.17. pagal kompetenciją vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio skyriaus vedėjo ir departamento vadovybės pavedimus, susijusius su jo funkcijomis.