SPECIALIEJI REIKALAVIMAI 

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

1.1. turėti  ne mažesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą;

1.2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;

1.3. išmanyti dokumentų valdymą, asmenų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose ir įstaigose;

1.4. išmanyti ir gebėti pagal kompetenciją savo darbe taikyti dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, dokumentų saugojimo ir dokumentų rengimo taisykles, Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius sanitarinius ir higienos reikalavimus;

1.5. sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, žinoti raštvedybos taisykles;

1.6. mokėti dirbti kompiuteriu šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Outlook, Internet Explorer;

1.7. sugebėti savarankiškai planuoti, organ

FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

2.1. atlieka pirminį gautos korespondencijos tvarkymą:

2.1.1. priima dokumentus, asmenų prašymus ir skundus, taip pat kitą korespondenciją, gautą tiesiogiai departamente, atsiųstą paštu ar per pasiuntinį, departamento elektroniniu paštu adresu sppd@ppd.lt, per elektroninio pristatymo sistemą, faksu ir kitais būdais;

2.1.2. peržiūri gautus dokumentus, juos registruoja departamento dokumentų valdymo informacinėje sistemoje, nuskaito (skenuoja), susieja elektroninius dokumentus ar skaitmenines jų kopijas su jų registracijos kortelėmis;

2.1.3. perduoda (nukreipia, paskirsto) gautus dokumentus departamento vadovybei ar darbuotojams;

2.1.4. paskirsto ir (ar) perduoda dokumentus pagal departamento vadovybės rezoliucijas departamento darbuotojams

2.2. atlieka gautų ir užregistruotų dokumentų paiešką departamento dokumentų valdymo sistemoje, teikia informaciją departamento darbuotojams, kitoms valstybės ir (ar) savivaldybių institucijoms, įstaigoms, organizacijoms, fiziniams asmenims apie jų pateiktų dokumentų perdavimą vykdyti

2.3.  pagal poreikį tvarko siunčiamą korespondenciją, siekiant ją užregistruoti, surūšiuoti ir organizuoti išsiuntimą adresatams;

2.4. pagal poreikį prižiūri, kad departamento siunčiami raštai atitiktų teisės aktuose nustatytus dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus;

2.5. pagal poreikį administruoja departamento dokumentų valdymo sistemą;

2.6. teikia darbuotojams statistines ataskaitas, susijusias su siunčiamų ir gaunamų dokumentų registravimu;

2.7. pagal poreikį aprūpina darbuotojus materialiniais ištekliais: raštinės reikmenimis ir kitu trumpalaikiu turtu, reikiamu kasdieniam darbui, išskyrus turtą, susijusį su informacinėmis technologijomis; 

2.8. vykdo tvarkos palaikymo darbus departamento patalpose, rūpinasi darbuotojų kabinetais bei pagalbinėmis patalpomis, kad jos atitiktų sanitarinius bei higieninius reikalavimus, būtų švarūs ir tvarkingi;

2.9. pagal kompetenciją vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio skyriaus vedėjo ir departamento vadovybės pavedimus, susijusius su jo funkcijomis.